Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Day One Events B.V.
De Fliert 27
3791 Achterveld
E-mail: info@hardloopuitslagen.nl

Day One Events B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Day One Events B.V. is niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@hardloopuitslagen.nl.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van deelnemers, bezoekers en andere betrokkenen in het kader van de organisatie en uitvoering van hardloopevenementen.

2.1 Persoonsgegevens

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens

2.2 Wedstrijd- en evenementgegevens

• Naam en locatie van het evenement
• Startnummer
• Categorie en onderdeel
• Start-, finish-, bruto- en nettotijden
• Tussentijden
• Uitslagen en klasseringen

2.3 Foto- en videomateriaal

Tijdens evenementen worden foto- en video-opnamen gemaakt waarop deelnemers herkenbaar in beeld kunnen zijn.

2.4 Bronnen

Persoonsgegevens worden verkregen:

• rechtstreeks van de betrokkene bij inschrijving;
• via inschrijfplatforms;
• via timing- en registratiesystemen tijdens evenementen.

3. Minderjarigen

Onze evenementen zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan 16 jaar. Indien deelname door minderjarigen is toegestaan, gebeurt dit uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Indien wij onverhoopt persoonsgegevens van minderjarigen hebben verwerkt zonder geldige toestemming, zullen wij deze op verzoek verwijderen.

4. Doeleinden en rechtsgronden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij behorende rechtsgronden (artikel 6 AVG).

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst

• Verwerking van inschrijvingen
• Organisatie en uitvoering van evenementen
• Tijdregistratie en uitslagenverwerking
• Communicatie met deelnemers

4.2 Publicatie van uitslagen en sportstatistieken

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang

• Publicatie van naam, woonplaats, categorie en wedstrijdresultaten
• Vastlegging van sportprestaties en sporthistorische statistieken

Het gerechtvaardigd belang bestaat uit transparantie van sportuitslagen, informatievoorziening aan deelnemers en publiek en archivering van sportresultaten.

4.3 Foto en video — verslaglegging en marketing

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang

• Verslaglegging van evenementen
• Promotie van huidige en toekomstige evenementen
• Marketinguitingen van Day One Events B.V.

Wij maken hierbij een zorgvuldige afweging tussen ons belang en de privacy van deelnemers. Beeldmateriaal wordt niet op een onnodig ingrijpende of stigmatiserende wijze gebruikt.

4.4 Analyse en dataverwerking op basis van beeldmateriaal

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang

Foto- en videomateriaal kan worden gebruikt om gegevens en statistieken te genereren ten behoeve van:

• sportanalyse
• marktonderzoek
• verbetering van hardloopevenementen
• inzichten voor de hardloop- en sportmarkt

Dit gebeurt uitsluitend nadat het beeldmateriaal is geanonimiseerd, zodanig dat personen niet (meer) identificeerbaar zijn en herleiding tot een individu redelijkerwijs onmogelijk is.

Zodra gegevens volledig zijn geanonimiseerd, vallen deze niet langer onder de AVG en kunnen zij worden gebruikt en gedeeld voor analytische en commerciële doeleinden.

4.5 Marketingcommunicatie

Rechtsgrond: toestemming

• Verzenden van nieuwsbrieven
• Informeren over toekomstige evenementen

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

4.6 Wettelijke verplichtingen

Rechtsgrond: wettelijke verplichting

• Administratie
• Boekhouding
• Fiscale verplichtingen

5. Verplichting tot verstrekking

Het verstrekken van persoonsgegevens is noodzakelijk voor deelname aan evenementen. Zonder deze gegevens is inschrijving, deelname en tijdregistratie niet mogelijk.

6. Delen van gegevens met derden

Day One Events B.V. kan gegevens delen met derden voor de volgende doeleinden:

a. Uitvoering van de dienstverlening

Persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen, zoals:

• inschrijfplatforms
• timing- en uitslagenverwerkers
• IT- en hostingdienstverleners
• fotografen en mediapartners

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

b. Commerciële samenwerkingen en marktinzichten

Day One Events B.V. kan samenwerken met commerciële partners binnen de hardloop- en sportmarkt. In dit kader kunnen:

• geanonimiseerde gegevens worden gedeeld voor analyse, onderzoek en commerciële toepassingen;
• persoonsgegevens uitsluitend worden gedeeld indien hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat (gerechtvaardigd belang of expliciete toestemming).

Persoonsgegevens worden niet gedeeld voor commerciële doeleinden zonder passende juridische grondslag.

c. Wettelijke verplichtingen

Indien wettelijk verplicht, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten.

7. Herleidbaarheid, anonimisering en grenzen

Wij erkennen dat:

• foto- en videomateriaal in eerste instantie persoonsgegevens kan bevatten;
• herleidbaarheid mogelijk is zolang anonimisering niet heeft plaatsgevonden.

Daarom geldt:

• herleiding van personen via beeldmateriaal vindt niet plaats;
• analyse, dataverwerking en commerciële datadeling vinden uitsluitend plaats op basis van geanonimiseerde gegevens;
• technieken zoals gezichtsherkenning, biometrische analyse of identificatie van individuele personen worden niet toegepast.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

9. Bewaartermijnen

• Wedstrijdresultaten en statistieken: onbeperkt (sporthistorisch belang)
• Contactgegevens: zolang relevant voor communicatie
• Administratieve gegevens: conform wettelijke bewaartermijnen (7 jaar)
• Foto- en videomateriaal: zolang relevant voor verslaglegging, marketing en analyse. Foto- en videomateriaal wordt periodiek beoordeeld en verwijderd of verder geanonimiseerd wanneer het niet langer noodzakelijk is voor deze doeleinden.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

11. Datalekken

In geval van een datalek handelen wij conform de AVG en melden wij dit indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

12. Rechten van betrokkenen

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• het recht om een eerder gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd;
• het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, die rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Indien het verzoek complex is of meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u verzoeken zich te identificeren.

Het uitoefenen van uw rechten is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken behouden wij ons het recht voor een redelijke vergoeding te vragen of het verzoek te weigeren.

Day One Events B.V. neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@hardloopuitslagen.nl.

13. Klachten

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

15. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring: info@hardloopuitslagen.nl